Cách xuất điểm trắc nghiệm ra Excel, Google Sheets và đưa vào sổ điểm điện tử

Muốn xuất điểm trắc nghiệm ra Excel, thầy cô tải kết quả về dưới dạng file CSV rồi mở bằng Excel hoặc Google Sheets. CSV là văn bản thuần chia theo hàng và cột, nên gần như bảng tính nào cũng mở được, và từ đó dễ chuyển sang mẫu Excel của sổ điểm điện tử. Trong Snap AI, nút này tên là Xuất CSV. Không có nút tải riêng file .xlsx, và thầy cô cũng không cần đến.

Ví dụ trong bài là lớp 10A3 có 42 học sinh làm bài kiểm tra giữa kỳ 40 câu (mỗi câu 0,25 điểm, thang điểm 10), nhưng các bước dùng được cho mọi file CSV bảng điểm.

File CSV bảng điểm có những gì

Mỗi hàng là một bài, tức một học sinh (một bài có thể gồm nhiều trang). Các cột luôn theo thứ tự dưới đây; tên cột ở hàng đầu tiên để bằng tiếng Anh:

Tên cột câu hỏi theo đúng đáp án thầy cô nhập, nên đề chia phần (như đề 3 phần) sẽ có cột kiểu I.3 hay II.2. Câu chưa chấm nào thầy cô đã sửa ở Xem chi tiết sẽ không còn trong Notes.

• Đây là file .csv, không phải .xlsx. Hãy lưu thành file Excel hoặc Google Sheet trước khi thêm công thức; file CSV chỉ lưu giá trị.
• File mã hóa UTF-8 có BOM. Dấu hiệu này báo cho Excel biết bảng mã, nên tên có dấu như Nguyễn Thị Ngọc Ánh hay Phạm Đức Hưng hiện đúng, không bị lỗi font.
• Không có cột lớp, mã học sinh hay số báo danh, cũng không có cột đúng/sai. Đáp án đúng cũng không nằm trong file.
• Tên file là tên lô chấm bài trên web app, nên lô tên 10A3 Giữa kỳ I Toán sẽ tải về thành 10A3 Giữa kỳ I Toán.csv.

Mỗi lớp nên chấm trong một lô riêng và đặt tên lô rõ ràng; file không có cột lớp, nên đây là cách giữ các lớp không lẫn vào nhau.

Cách xuất điểm trắc nghiệm ra Excel

Tải file CSV từ Snap AI

1. Chấm xong, mở Xem chi tiết ở những bài còn câu chưa chấm và sửa trước, để điểm xuất ra là điểm cuối cùng.
2. Trên trang Kết quả chấm bài của lô trong web app, bấm Xuất CSV. Nút này cũng có trên trang Thống kê bài chấm.
3. Trên app Android, Xuất CSV mở bảng chia sẻ của điện thoại; thầy cô lưu file vào Google Drive hoặc gửi sang máy tính, ví dụ qua email hay Zalo.

Chưa chấm bài? Bắt đầu với cách chấm trắc nghiệm bằng điện thoại.

Mở file CSV bằng Excel

1. Bấm đúp vào file, hoặc vào File > Open. Nếu máy tính dùng dấu chấm thập phân (ví dụ Windows đặt định dạng vùng English (United States)), các cột sẽ vào đúng chỗ.
2. Nếu mọi thứ dồn vào cột A hoặc điểm trông lạ, đóng file mà không lưu. Thay vào đó, mở file Excel chứa danh sách lớp và dùng Data > From Text/CSV; điểm sẽ được nạp vào một trang tính mới trong chính file đó.
3. Chọn file rồi bấm Import. Đặt Delimiter là Comma và kiểm tra File Origin đang là Unicode (UTF-8).
4. Bấm Load, hoặc Transform Data nếu cần sửa dấu thập phân trước (xem phần tiếp theo).
5. Lưu thành Excel Workbook (.xlsx) trước khi thêm công thức.

Ô Notes có nhiều dòng khi một bài có từ hai câu chưa chấm trở lên. Nếu sau From Text/CSV một hàng bị tách làm hai, mở Transform Data, bấm biểu tượng bánh răng cạnh bước Source và đặt Line breaks thành Ignore quoted line breaks (xem trang hướng dẫn Text/CSV của Microsoft). Tên menu trong bài lấy theo Excel tiếng Anh trên Windows; Excel giao diện tiếng Việt hoặc Excel trên Mac sẽ hơi khác (ví dụ File là Tệp, Data là Dữ liệu).

Mở file CSV bằng Google Sheets

1. Mở bảng tính muốn đưa điểm vào, hoặc tạo một bảng tính trống trong Google Sheets (Google Trang tính).
2. Vào Tệp > Nhập (File > Import), chọn Tải lên rồi chọn file CSV.
3. Ở vị trí nhập, chọn Chèn trang tính mới để danh sách lớp không bị ghi đè.
4. Để Dấu phân tách ở Tự động phát hiện (hoặc chọn Dấu phẩy) rồi bấm Nhập.

Trang trợ giúp nhập dữ liệu của Google liệt kê các tùy chọn nhập khác.

Dấu phẩy hay dấu chấm thập phân: sửa điểm bị nhập sai

Snap AI ghi điểm bằng dấu chấm thập phân (7.75) và ngăn cách các cột bằng dấu phẩy, theo quy ước CSV chuẩn. Máy tính đặt định dạng vùng Vietnamese lại dùng dấu phẩy thập phân (7,75), giống nhiều nước châu Âu, nên thầy cô có thể gặp: mọi thứ dồn vào một cột, điểm bị hiểu là chữ, hoặc 7.5 biến thành ngày 7/5.

• Excel: nhập bằng Data > From Text/CSV, đặt Delimiter là Comma và Data Type Detection là Do not detect data types, rồi bấm Transform Data. Nếu không, Excel đọc 7.75 theo định dạng vùng của máy và có thể biến thành 775 hoặc báo lỗi. Bấm chuột phải vào cột Score, chọn Change Type > Using Locale, chọn Decimal Number và English (United States), rồi bấm Close & Load. Excel sẽ hiện 7,75 theo định dạng của máy. Hướng dẫn kiểu dữ liệu Power Query của Microsoft giải thích tùy chọn này.
• Google Sheets: trước khi nhập, mở Tệp > Cài đặt (File > Settings), đổi mục Ngôn ngữ (Locale) sang Hoa Kỳ hoặc Vương quốc Anh rồi bấm Lưu các chế độ cài đặt. Nhập file xong thì đổi lại Việt Nam. Điểm vẫn là số và hiện bằng dấu phẩy thập phân.
• Sửa nhanh trong Excel: nếu điểm vào dưới dạng chữ (không phải ngày tháng), chọn cột Score và dùng Find and Replace (Ctrl + H) để đổi mọi dấu chấm (.) thành dấu phẩy (,).

Khi dùng dấu phẩy thập phân, Excel và Google Sheets cũng ngăn cách các đối số trong công thức bằng dấu chấm phẩy: =XLOOKUP(A2;Scores!A:A;Scores!C:C;"Không tìm thấy"). Công thức trong bài viết bằng dấu phẩy, nên nếu bảng tính báo lỗi, thầy cô đổi dấu phẩy thành dấu chấm phẩy (và 6.5 thành 6,5).

Mã đề có số 0 ở đầu, như 014, có thể hiện thành 14 sau khi nhập. Để hiện lại đủ ba chữ số, định dạng cột bằng kiểu số tùy chỉnh 000 (Excel: Format Cells > Custom; Google Sheets: Định dạng > Số > Định dạng số tùy chỉnh). Mã đề 4 số như 0101 thì dùng 0000.

Khớp điểm với danh sách lớp bằng XLOOKUP hoặc VLOOKUP

Snap AI không có danh sách lớp: tên được đọc từ chữ viết tay của từng học sinh, và các hàng không theo thứ tự danh sách lớp (thường xếp theo tên). Vì vậy đừng dán thẳng cột Score vào sổ điểm; hãy tra từng học sinh theo họ tên.

Đưa dữ liệu CSV vào cùng file với danh sách lớp (trong Excel, dùng Data > From Text/CSV hoặc bấm chuột phải vào thẻ trang tính của file CSV, chọn Move or Copy), rồi đặt tên trang tính đó là Scores. Nếu danh sách lớp tách cột họ đệm và cột tên, ghép lại thành một cột họ tên trước, ví dụ =TRIM(B2&" "&C2). Ở trang danh sách lớp, để họ tên ở cột A từ ô A2, gõ một trong các công thức sau vào B2 rồi kéo xuống:

• XLOOKUP (Excel Microsoft 365, Excel 2021 trở lên, Google Sheets): =XLOOKUP(A2,Scores!A:A,Scores!C:C,"Không tìm thấy"). Xem hướng dẫn hàm XLOOKUP của Microsoft để biết các đối số tùy chọn.
• VLOOKUP (Excel đời cũ như 2010, 2016, 2019): =IFERROR(VLOOKUP(A2,Scores!A:C,3,FALSE),"Không tìm thấy"). Số 3 là cột thứ ba của vùng A:C (Score), còn FALSE buộc khớp chính xác.
• Lấy cả mã đề: =XLOOKUP(A2,Scores!A:A,Scores!B:B,"Không tìm thấy") ở cột C, nếu thầy cô dùng nhiều mã đề.

Xử lý những tên không khớp

• Không tìm thấy thường do tên viết khác nhau: Nguyễn Thị Ánh và Nguyễn Thị Anh (thiếu dấu), Lê Văn Hoàng và Lê Hoàng (thiếu tên đệm), hoặc thừa một dấu cách. Sửa tên ở trang Scores là kết quả tự cập nhật.
• Kiểm tra tên trùng bằng =COUNTIF(Scores!A:A,A2) ở một cột trống. Kết quả lớn hơn 1 nghĩa là có hai bài cùng tên (hai học sinh trùng họ tên, hoặc một bài bị thêm hai lần), và công thức tra cứu chỉ trả về bài đầu tiên. Lớp đông dễ có hai em trùng cả họ tên; khi đó thêm ký hiệu lớp vẫn dùng (như Hà A, Hà B) vào tên ở cả hai trang.
• Vẫn không tìm thấy? Nhiều khả năng học sinh vắng, hoặc bài chưa được thêm vào lô.
• Phòng từ đầu bằng cách dặn học sinh ghi đủ họ tên có dấu như trong danh sách lớp. Công cụ tạo phiếu trả lời trắc nghiệm miễn phí in sẵn dòng ghi họ tên.

Làm tròn điểm thang 10, đổi sang phần trăm hoặc thang khác

Snap AI chấm mỗi bài trên thang điểm 10 theo mặc định. Nếu thầy cô đặt thang điểm khác trước khi chấm (từ 0,01 đến 1000), hãy chia cho tổng đó thay vì 10. Cột Score đã tính theo cách cho điểm thầy cô cài đặt, kể cả điểm theo số ý đúng ở câu đúng/sai Phần II nếu thầy cô dùng (xem cách tính điểm trắc nghiệm đúng sai). Trong bảng dưới, điểm nằm ở ô B2 của danh sách lớp.

Để xếp loại bài theo mức điểm, đặt điểm đã làm tròn (=ROUND(B2,1)) ở D2 rồi dùng =IFS(D2>=8,"Giỏi",D2>=6.5,"Khá",D2>=5,"Trung bình",D2>=3.5,"Yếu",TRUE,"Kém"), thay các mốc bằng mốc trường thầy cô dùng. Tỷ lệ bài đạt từ 5 điểm trở lên: =COUNTIF(D2:D43,">=5")/COUNT(D2:D43). IFS chạy trên Excel 2019 trở lên và Google Sheets. Hàng nào báo Không tìm thấy sẽ hiện lỗi cho đến khi thầy cô sửa tên.

Chuyển điểm vào sổ điểm điện tử (vnEdu, SMAS, CSDL ngành)

Snap AI không kết nối với vnEdu, SMAS, CSDL ngành hay hệ thống quản lý học tập nào, nên file CSV là cầu nối. Sổ điểm điện tử thường cho nhập điểm từ file Excel theo mẫu hoặc dán cả cột điểm. Màn hình mỗi hệ thống một khác, nên thầy cô xem hướng dẫn của hệ thống trường đang dùng; cách làm dưới đây dùng được ở hầu hết nơi:

1. Nếu sổ điểm cho tải danh sách lớp hoặc mẫu Excel nhập điểm, hãy tải về. Mẫu thường có sẵn mã học sinh mà hệ thống dùng để khớp, thứ Snap AI không đọc.
2. Đưa điểm từ Snap AI vào mẫu đó bằng XLOOKUP, đã làm tròn hoặc quy đổi theo đúng thang và đúng cột đánh giá (thường xuyên, giữa kỳ hay cuối kỳ) mà mẫu yêu cầu.
3. Đổi công thức thành số: sao chép cột rồi dán lại bằng Paste Values trong Excel hoặc Dán đặc biệt > Chỉ dán giá trị (Paste special > Values only) trong Google Sheets.
4. Dán cột điểm vào sổ điểm khi danh sách xếp cùng thứ tự, hoặc lưu mẫu giữ nguyên định dạng của hệ thống rồi nhập vào. Nếu hệ thống nhận CSV: File > Save As > CSV UTF-8 (Comma delimited) trong Excel (chỉ lưu trang tính đang mở), File > Download > Comma Separated Values (.csv) trong Google Sheets (giao diện tiếng Việt: Tệp > Tải xuống).
5. Đối chiếu vài học sinh, gồm cả điểm cao nhất và thấp nhất, với Xem chi tiết.

File CSV là bản chụp tại thời điểm tải: nếu sửa điểm ở Xem chi tiết sau khi tải, hãy xuất lại.

Phân tích câu hỏi đơn giản trong Excel: tỷ lệ làm đúng từng câu

Các cột đáp án cho biết câu nào nhiều học sinh làm sai và các em chọn phương án sai nào. File CSV chứa đáp án của học sinh chứ không có cột đúng/sai, nên thầy cô tự thêm đáp án đúng. Trong ví dụ, học sinh nằm ở hàng 2 đến 43, câu 1 đến câu 40 nằm ở cột E đến AR.

1. Ở trang Scores, gõ ĐÁP ÁN vào A45 và đáp án đúng của từng câu ngay dưới cột câu đó: E45 cho câu 1, F45 cho câu 2, cứ thế đến AR45.
2. Ở E46, nhập =COUNTIF(E$2:E$43,E$45)/ROWS(E$2:E$43), kéo sang phải đến AR46 rồi định dạng hàng thành phần trăm. Câu bỏ trống được tính là không đúng.
3. Tô màu các câu yếu, ví dụ ô dưới 50%, bằng Home > Conditional Formatting trong Excel hoặc Định dạng > Định dạng có điều kiện trong Google Sheets.
4. Với câu yếu, đếm từng phương án: =COUNTIF(E$2:E$43,"A"), rồi "B", "C" và "D". Một phương án sai được chọn nhiều thường cho thấy câu hỏi gây hiểu nhầm, phần kiến thức cần dạy lại, hoặc đáp án bị nhập sai.

Với nhiều mã đề, câu 5 của mã 101 không phải câu 5 của mã 102, nên cần phân tích riêng từng mã. Thay vì một hàng đáp án, gõ mỗi mã một hàng, mã đề ở cột B (B45 = 101, B46 = 102), rồi ở E48 dùng =COUNTIFS($B$2:$B$43,$B$45,E$2:E$43,E$45)/COUNTIF($B$2:$B$43,$B$45). Sao chép sang E49, đổi mọi số 45 thành 46, rồi kéo cả hai hàng sang phải đến AR. Hướng dẫn chấm nhiều mã đề giải thích cách Snap AI ghép từng bài với đúng đáp án.

Các cột đáp án là những gì AI đọc được, không phải chỗ thầy cô đã sửa. Nếu thầy cô đổi điểm ở Xem chi tiết, cột Score có thay đổi đó nhưng ô đáp án thì không, nên tỷ lệ làm đúng có thể lệch đôi chút so với app. COUNTIF cũng có thể bỏ sót câu trả lời ngắn dạng số viết khác nhau, như 12,5 so với đáp án 12.5, trong khi Snap AI vẫn chấm là cùng một số.

Không cần bảng tính: trang thống kê của Snap AI

Để xem nhanh, bấm Xem thống kê ở một lô đã chấm trên web app. Trang Thống kê bài chấm hiện Điểm trung bình cả lớp, biểu đồ Câu trả lời theo câu hỏi đếm số câu đúng, sai và chưa chấm ở từng câu (mỗi mã đề một biểu đồ), cùng điểm thấp nhất, trung bình và cao nhất theo từng mã đề. Số liệu lấy từ kết quả thầy cô đã rà soát.

Dùng bảng tính khi cần đếm theo từng phương án hoặc lưu điểm cả học kỳ. Nếu một câu có nhiều bài chưa chấm, mở các bài đó ở Xem chi tiết; bài AI chấm trắc nghiệm chính xác đến đâu nêu các nguyên nhân thường gặp.

Giữ dữ liệu điểm của học sinh gọn gàng

File điểm là dữ liệu cá nhân của học sinh, và thầy cô vẫn chịu trách nhiệm về việc file đi đến đâu.

• Giữ một bản chính trong sổ điểm hoặc file Excel của lớp, và đặt tên file theo lớp, bài kiểm tra, ngày làm bài.
• Xóa file không còn cần: bản xuất cũ trong thư mục Downloads, bản tự gửi cho mình qua email hay Zalo, file chia sẻ từ điện thoại.
• Gửi riêng từng người. Gửi điểm cho từng học sinh hoặc phụ huynh, đừng đăng cả file của lớp vào nhóm Zalo lớp.
• Làm theo quy định của trường về nơi được lưu file điểm.
• Biết ảnh bài đi đâu: bài thầy cô thêm vào Snap AI được tải lên kho lưu trữ đám mây và được một mô hình AI (Google Gemini) đọc. Chỉ chụp những gì cần cho việc chấm.